سامانه جامع انبارها (NWMS)؛ گامی به‌سوی انبارداری هوشمند
مقدمه:
در دنیای امروز که سرعت، دقت و شفافیت در زنجیره تأمین بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد، سامانه جامع انبارها (NWMS) به‌عنوان یکی از مهم‌ترین زیرساخت‌های هوشمندسازی و نظارت بر جریان کالا در کشور، مورد توجه بسیاری از کسب‌وکارها قرار گرفته است. در این مقاله، به معرفی کامل این سامانه، روش ثبت‌نام و اتصال آن به نرم افزارهای حسابداری، خدمات پس از فروش، CRM و هوش تجاری می‌پردازیم. همچنین بررسی می‌کنیم چرا شرکت‌های هوشمند برای مدیریت یکپارچه‌تر انبارها از راهکارهایی مانند نرم افزار آریا تدبیر استفاده می‌کنند.
سامانه جامع انبارها چیست و چرا مهم است؟
سامانه NWMS زیر نظر وزارت صنعت، معدن و تجارت با هدف شفاف‌سازی گردش کالا، جلوگیری از قاچاق و هماهنگی بین سامانه‌های دولتی و تجاری راه‌اندازی شده است. این سامانه به انبارها یک کد یکتا اختصاص می‌دهد و امکان نظارت لحظه‌ای بر موجودی‌ها را فراهم می‌سازد.
ویژگی‌های کلیدی سامانه جامع انبارها (NWMS)
سامانه NWMS با هدف ایجاد شفافیت در زنجیره تأمین، ردیابی دقیق کالاها و تسهیل نظارت نهادهای حاکمیتی طراحی شده است. این سامانه امکاناتی کلیدی و کاربردی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند که در ادامه به تفصیل شرح داده شده‌اند:
- صدور کد انبار یکتا برای هر واحد نگهداری کالا
هر انبار حقیقی یا حقوقی، پس از ثبت‌نام در سامانه، یک شناسه انبار یکتا دریافت می‌کند. این شناسه برای ردیابی کالا در سطح ملی ضروری است و کلیه تراکنش‌های مرتبط با موجودی باید به آن متصل باشند. این موضوع به خصوص در مواقع حسابرسی مالیاتی یا بررسی‌های گمرکی اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند.
مثال: شرکت پخش دارویی “سلامت گستر تهران” که در چند شهر ایران انبار دارد، برای دریافت مجوز پخش از وزارت بهداشت باید تمامی انبارهای خود را در سامانه ثبت و کد یکتا دریافت کند. این کد برای صدور فاکتور رسمی و ترخیص دارو از گمرک نیز الزامی است.
- اتصال کامل با سامانه‌های حاکمیتی (تجارت، مالیات، گمرک)
سامانه NWMS به‌صورت مستقیم با سامانه جامع تجارت، سامانه امور مالیاتی و گمرک جمهوری اسلامی ایران در ارتباط است. این یکپارچگی باعث می‌شود تمامی اطلاعات مرتبط با ورود، خروج و جابه‌جایی کالا به صورت همزمان در این سامانه‌ها ثبت و پردازش شوند. این امر از بروز مغایرت‌های قانونی جلوگیری می‌کند و پیگیری کالاها را برای دولت و صاحبان کسب‌وکار ساده‌تر می‌سازد.
مثال: شرکت واردکننده لوازم خانگی “بهروز کالا”، با ورود کالا به کشور از طریق گمرک بندرعباس، همزمان اطلاعات آن را در سامانه جامع تجارت ثبت می‌کند. سپس با اتصال به سامانه NWMS، موجودی انبار در تهران به‌صورت خودکار بهروز می‌شود و برای اظهار مالیاتی آماده خواهد بود.
- مدیریت برخط ورودی و خروجی کالا
یکی از بزرگ‌ترین مزایای سامانه، مدیریت آنلاین لحظه‌ای (Real-Time) گردش کالا است. با ثبت هرگونه ورود یا خروج کالا، اطلاعات به‌صورت آنی در پنل انبار به‌روزرسانی می‌شود. این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کنترل دقیق‌تری بر موجودی داشته باشند، سفارش‌گذاری بهتری انجام دهند و از بروز کسری یا مازاد ناخواسته جلوگیری نمایند.
مثال: فروشگاه اینترنتی “دیجی‌استایل” هنگام دریافت سفارش از مشتری، خروج کالا را در سیستم خود ثبت کرده و به‌صورت خودکار این اطلاعات را به سامانه انبارها منتقل می‌کند تا موجودی آنلاین بهروز شود و از فروش موجودی صفر جلوگیری گردد.
- گزارش‌گیری دقیق، مستند و قانونی
NWMS امکان استخراج گزارش‌های متنوع مانند:
- گزارش گردش موجودی کالا
- گزارش انبارهای فعال و غیر فعال
- گزارش مقایسه‌ای میزان ورودی و خروجی
- گزارش ارزش ریالی کالاهای نگهداری‌شده
را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این گزارش‌ها با استانداردهای قانونی تنظیم شده و برای استفاده در حسابرسی، اظهارنامه مالیاتی، بازرسی سازمان حمایت و گمرک قابل استناد هستند.
مثال: شرکت تولیدکننده “پلاستیک یکتا” در پایان هر فصل برای تهیه گزارش مالیاتی به گزارش دقیق گردش مواد اولیه و کالاهای تولیدشده نیاز دارد. سامانه NWMS امکان دریافت این گزارش‌ها را با فرمت‌های قانونی مورد تأیید اداره مالیات فراهم کرده است.
- ثبت اطلاعات تفصیلی کالاها
هر کالا در این سامانه با جزئیاتی مانند نام تجاری، کد تعرفه، نوع بسته‌بندی، منبع ورود و نوع مصرف نهایی ثبت می‌شود. این سطح از جزئیات به تسهیل فرآیندهای گمرکی، تحلیل مصرف و تصمیم‌گیری بهتر مدیران کمک می‌کند.
مثال: شرکت واردکننده قطعات خودرو “پارت‌تک” برای هر قطعه، اطلاعاتی مانند کد تعرفه، کشور سازنده، شماره سریال و وزن خالص را ثبت می‌کند. این جزئیات در ترخیص کالا از گمرک و تطبیق مالیاتی ضروری است.
- قابلیت اتصال API به نرم افزارهای سازمانی
یکی دیگر از مزایای قابل توجه NWMS، امکان اتصال از طریق API به نرم افزارهای حسابداری ، CRM، ERP، خدمات پس از فروش و سیستم‌های هوش تجاری است. این ویژگی، ورود داده‌ها را خودکار کرده، خطاهای انسانی را کاهش داده و سرعت پردازش اطلاعات را افزایش می‌دهد. نرم افزارهایی مانند آریا تدبیر از این قابلیت پشتیبانی می‌کنند.
مثال: شرکت تولیدی “آریان فلز” که از نرم افزار حسابداری و انبارداری آریا تدبیر استفاده می‌کند، با استفاده از API این نرم افزار را به سامانه NWMS متصل کرده است. با این اتصال، تمام ورود و خروج کالاها از ERP مستقیماً به سامانه منتقل می‌شود و نیازی به ورود دستی اطلاعات نیست.
- امکان تفکیک انبارها بر اساس موقعیت و کاربری
سامانه NWMS به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که چندین انبار در نقاط مختلف جغرافیایی یا با کاربری‌های متفاوت (خام، تولیدی، محصول نهایی، صادراتی) را ثبت و مدیریت کنند. این قابلیت به بهینه‌سازی لجستیک و کاهش هزینه‌های حمل و نقل نیز کمک می‌کند.
مثال: شرکت “صنایع غذایی بهکام” دارای سه انبار است: یکی برای مواد اولیه، یکی برای محصولات در حال تولید، و دیگری برای نگهداری محصول نهایی. این شرکت در سامانه NWMS هر انبار را با کاربری متفاوت ثبت کرده و بر اساس موقعیت جغرافیایی مدیریت مجزا انجام می‌دهد.
آموزش گام به‌گام ثبت‌نام در سامانه جامع انبارها (NWMS)
ثبت‌نام در سامانه جامع انبارها یکی از الزامات قانونی برای تمامی کسب‌وکارهایی است که به‌نوعی با نگهداری کالا، انبارداری، لجستیک و زنجیره تأمین در ارتباط هستند. عدم ثبت‌نام می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی در صدور فاکتور رسمی، دریافت کد رهگیری کالا، انجام اظهارنامه‌های مالیاتی یا حتی ترخیص کالا از گمرک شود.
مراحل کامل ثبت‌نام در سامانه NWMS:
1. ورود به سامانه
برای شروع فرآیند ثبت‌نام، ابتدا به آدرس رسمی سامانه جامع انبارها به نشانی www.nwms.ir مراجعه کنید. برای ورود به این سامانه باید از اطلاعات حساب کاربری خود در سامانه جامع تجارت (ntsw.ir) استفاده کنید.
نکته: اگر در سامانه جامع تجارت ثبت‌نام نکرده‌اید، ابتدا باید آن مراحل را طی کنید تا نام کاربری و رمز عبور داشته باشید.
2. ثبت مشخصات انبار
پس از ورود موفق به پنل کاربری، وارد بخش “ثبت انبار جدید” شوید و اطلاعات زیر را به‌دقت تکمیل کنید:
- نوع انبار: انتخاب از بین عمومی، اختصاصی، سردخانه، فضای باز، انبار نگهداری مواد اولیه یا محصول نهایی و غیره
- آدرس دقیق انبار: شامل استان، شهر، کد پستی، کروکی دقیق و محل قرارگیری روی نقشه
- مشخصات مالک یا بهره‌بردار: شامل نام کامل، شماره ملی، شماره تماس، کد اقتصادی، شناسه ملی و اطلاعات ثبت شرکت (در صورت حقوقی بودن)
- ظرفیت اسمی و عملیاتی انبار: به کیلوگرم یا مترمکعب، با ذکر نوع کالای قابل نگهداری
- کاربری انبار: مثل انبار نگهداری کالاهای فاسدشدنی، مواد شیمیایی، قطعات صنعتی، مواد غذایی، دارویی و…
3. بارگذاری مدارک موردنیاز
در این مرحله باید فایل اسکن‌شده مدارک زیر را بارگذاری کنید:
- تصویر سند مالکیت یا اجاره‌نامه معتبر
- تصویر پروانه بهره‌برداری یا جواز کسب
- مجوزهای بهداشتی یا استاندارد (در صورت نیاز)
- عکس نمای بیرونی و داخلی انبار به‌صورت واضح
- نقشه انبار (در صورت امکان)
فرمت فایل‌ها باید JPG یا PDF بوده و حجم هر فایل کمتر از 2 مگابایت باشد.
4. بررسی و تأیید نهایی اطلاعات
پس از تکمیل فرم و بارگذاری مدارک، اطلاعات وارد شده توسط کارشناسان وزارت صمت بررسی می‌شود. در صورت نبود ایراد یا نقص، تأیید نهایی انجام شده و کد انبار به شما اختصاص داده می‌شود.
5. صدور کد یکتای انبار
کدی که تحت عنوان “کد یکتای انبار” صادر می‌شود، همان شناسه ملی انبار شما در سامانه NWMS است. این کد برای موارد زیر الزامی و مهم است:
- ثبت و پیگیری ورود و خروج کالا در سامانه جامع تجارت
- صدور فاکتور رسمی با تطابق اطلاعات انبار
- ارتباط با سامانه‌های مالیاتی و گمرک
- اعتبارسنجی کسب‌وکار شما در هنگام بازرسی یا رسیدگی مالیاتی
مثال کاربردی:
فرض کنید شما صاحب یک فروشگاه قطعات یدکی در مشهد هستید و انباری در حاشیه شهر دارید. برای فروش اینترنتی و صدور فاکتور رسمی، باید این انبار را در NWMS ثبت کنید. پس از دریافت کد یکتا، می‌توانید به‌صورت مستقیم موجودی انبار را به سامانه جامع تجارت گزارش دهید و هنگام فروش، بدون مشکل از طرف سازمان امور مالیاتی، کالاها را جابجا و فاکتور صادر کنید.
نقش نرم افزارهای مالی و حسابداری در اتصال به NWMS
یکی از اصلی‌ترین چالش‌های کسب‌وکارها، هماهنگی اطلاعات مالی با داده‌های انبار است. نرم افزارهایی مانند “آریا تدبیر” با ارائه قابلیت اتصال مستقیم به NWMS، امکان همگام‌سازی اطلاعات کالا، قیمت، ارزش ریالی و گزارش‌های مالیاتی را فراهم می‌کنند.
مزایای اتصال نرم افزار مالی به NWMS:
- کاهش خطای انسانی در ثبت اطلاعات
- تطبیق خودکار با سامانه‌های مالیاتی
- گزارش‌گیری هوشمند و فوری
- تسریع در تهیه دفاتر قانونی و مستندات حسابرسی
در بازار جهانی نیز نرم افزارهایی مانند SAP، Oracle NetSuite و Zoho Inventory با قابلیت API به سامانه‌های مشابه متصل می‌شوند، اما در ایران، آریا تدبیر با تمرکز بومی و پشتیبانی از زبان فارسی، یکی از بهترین گزینه‌هاست.
ارتباط سامانه NWMS با نرم افزار خدمات پس از فروش
فرآیند بازگشت کالا، تعمیرات گارانتی و تعویض قطعات بدون هماهنگی با انبار امکان‌پذیر نیست. نرم افزار خدمات پس از فروش سرویس یار با اتصال به سیستم انبارداری، وضعیت کالاهای مرجوعی، رسید خدمات و موقعیت مکانی کالا را به‌صورت یکپارچه مدیریت می‌کند.
دستاوردهای یکپارچه‌سازی:
- ردیابی سریع کالاهای معیوب
- صدور رسید خدمات و هماهنگی با حسابداری
- مدیریت بهتر دوره‌های گارانتی و رضایت مشتری
نقش نرم افزارهای هوش تجاری (BI) در تحلیل داده‌های انبار
با اتصال NWMS به نرم افزار BI مانند Power BI یا ماژول BI داخلی آریا تدبیر، مدیران می‌توانند:
- تحلیل روند گردش کالا
- شناسایی کالاهای پرگردش و کم‌گردش
- پیش‌بینی نیازهای آتی بر اساس داده‌های خرید و فروش
- تشخیص نقاط ضعف در زنجیره تأمین
این داشبوردها دیدی شفاف از انبار و فروش به تصمیم‌گیران می‌دهند و تحلیل داده‌محور را جایگزین تصمیم‌گیری احساسی می‌کنند.
نقش نرم افزار CRM در بهینه‌سازی موجودی انبار
نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) با ذخیره اطلاعات خرید، رفتار مشتریان و میزان تقاضا، نقشی کلیدی در پیش‌بینی نیازهای بازار دارند. اتصال CRM به NWMS باعث می‌شود:
- از موجودی مازاد جلوگیری شود
- کالاهای پرفروش سریع‌تر تأمین شوند
- برنامه‌ریزی خرید و تولید بهینه‌تر انجام شود
آریا تدبیر نیز با ماژول CRM داخلی، امکان تحلیل رفتار مشتری و تطبیق آن با موجودی را به‌صورت خودکار فراهم می‌سازد.
یکپارچگی سیستم‌ها؛ مزیت رقابتی پایدار
تجمیع سامانه NWMS با نرم افزارهای حسابداری، خدمات پس از فروش، CRM و BI نه‌تنها الزامات قانونی را پوشش می‌دهد، بلکه سازمان‌ها را در مسیر اتوماسیون و چابکی سازمانی قرار می‌دهد.
مزایای این هم‌افزایی:
- جلوگیری از ورود تکراری داده‌ها
- افزایش دقت و سرعت در گردش اطلاعات
- امکان تهیه گزارش‌های جامع برای مدیران و ناظران
- پایبندی به مقررات گمرکی، مالیاتی و بازرگانی کشور
سوالات متداول درباره سامانه انبارها
1. آیا برای انبار کوچک هم ثبت‌نام لازم است؟
بله، طبق الزامات قانونی، همه انبارها، چه کوچک و چه بزرگ، باید در سامانه جامع انبارها ثبت‌نام کنند. حتی انبارهایی که حجم کمی از کالا را نگهداری می‌کنند، باید اطلاعات خود را ثبت کرده و کد یکتای انبار دریافت کنند. این اقدام به‌منظور شفافیت بیشتر در زنجیره تأمین و جلوگیری از قاچاق کالا ضروری است.
2. آیا می‌توان چند انبار را با یک حساب ثبت کرد؟
بله، امکان ثبت چند انبار با یک حساب کاربری در سامانه جامع انبارها وجود دارد. هر انبار برای خود یک کد یکتای جداگانه دریافت می‌کند که از طریق آن می‌توان موجودی و عملیات انبار را پیگیری کرد. مهم این است که برای هر انبار اطلاعات دقیق و منحصر به فرد وارد کنید.
3. اگر آدرس انبار تغییر کند، چه باید کرد؟
در صورتی که آدرس انبار تغییر کند، باید اقدام به ثبت انبار جدید کرده و انبار قبلی را غیرفعال کنید. در سامانه NWMS، گزینه‌ای برای ویرایش اطلاعات ثبت‌شده وجود ندارد؛ به همین دلیل تغییر مکان نیاز به ثبت‌نام مجدد دارد تا کد یکتای جدید به انبار اختصاص یابد.
4. آیا انبارهای مجازی نیز باید در سامانه ثبت شوند؟
بله، حتی اگر شما هیچ کالا فیزیکی در انبار نگهداری نمی‌کنید و فقط انبار مجازی دارید (مثل انبارهای سیستم‌های نرم افزاری)، باید این انبارها را در سامانه ثبت کنید. دلیل این امر این است که سامانه جامع انبارها به شفاف‌سازی هر نوع انبار، اعم از فیزیکی یا مجازی، می‌پردازد و اطلاعات مربوط به انبارهای مجازی نیز باید به‌طور دقیق ثبت شوند.
5. مدارک موردنیاز برای ثبت‌نام در سامانه NWMS چیست؟
برای ثبت‌نام در سامانه، نیاز به مدارک مختلفی دارید که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- تصویر سند مالکیت یا اجاره‌نامه معتبر انبار
- پروانه بهره‌برداری یا جواز کسب (در صورتی که انبار متعلق به یک کسب‌وکار تجاری باشد)
- عکس نمای بیرونی و داخلی انبار
- نقشه دقیق محل انبار و موقعیت جغرافیایی آن
- اطلاعات شناسنامه‌ای مالک یا بهره‌بردار انبار
- کد اقتصادی و شناسه ملی در صورت نیاز
6. آیا پس از ثبت‌نام، اطلاعات تغییر کرده یا به‌روزرسانی می‌شود؟
بله، در صورتی که اطلاعات وارد شده اشتباه باشد یا تغییرات در خصوص انبار صورت گیرد، می‌توانید اطلاعات را اصلاح کنید. اما برای تغییرات عمده مانند تغییر مکان انبار، باید انبار جدید ثبت شود. سایر تغییرات جزئی مانند تغییر شماره تماس، ظرفیت انبار، یا تغییرات دیگر را می‌توان از طریق پنل کاربری سامانه به‌روزرسانی کرد.
7. چگونه می‌توانم از وضعیت تأیید یا رد درخواست خود مطلع شوم؟
پس از ثبت‌نام و ارسال مدارک، وضعیت درخواست شما از طریق پنل کاربری قابل پیگیری است. در صورتی که درخواست شما تأیید شد، کد یکتای انبار برای شما ارسال خواهد شد. در صورت وجود ایراد یا نقص در مدارک، سیستم از طریق پیامک یا ایمیل به شما اطلاع خواهد داد و شما باید مدارک صحیح را بارگذاری کنید.
8. آیا برای انبارهای خانگی و غیرتجاری ثبت‌نام در سامانه NWMS ضروری است؟
بله، حتی اگر شما به‌عنوان یک فرد عادی و نه یک کسب‌وکار تجاری، کالا را در انبار خانگی نگهداری می‌کنید، باید این انبار را در سامانه ثبت کنید. این به‌دلیل سیاست‌های وزارت صمت برای مقابله با قاچاق کالا و بهینه‌سازی زنجیره تأمین است.
9. آیا می‌توان انبار را به صورت موقت غیرفعال کرد؟
بله، در صورتی که به‌طور موقت نیاز به توقف فعالیت انبار خود دارید، می‌توانید از طریق پنل کاربری، وضعیت انبار را به حالت غیرفعال درآورید. این اقدام باعث می‌شود که دیگر کالا به انبار ارسال نشود، اما امکان فعال‌سازی مجدد انبار در آینده وجود خواهد داشت.
10. آیا انبارهایی که کالاهای وارداتی را نگهداری می‌کنند، باید در سامانه ثبت شوند؟
بله، تمامی انبارهایی که کالاهای وارداتی را نگهداری می‌کنند، باید به‌طور کامل در سامانه جامع انبارها ثبت‌نام کنند. ثبت‌نام انبارهای وارداتی کمک می‌کند تا گمرک و سایر نهادهای نظارتی، کالاها را به‌دقت ردیابی کرده و از ورود کالاهای قاچاق و تقلبی جلوگیری کنند.
11. چه کارهایی باید پس از ثبت‌نام در سامانه NWMS انجام دهم؟
پس از ثبت‌نام و دریافت کد یکتای انبار، شما می‌توانید موجودی کالاهای خود را در سامانه وارد کرده و به‌روزرسانی‌های لازم را انجام دهید. همچنین، این اطلاعات به‌صورت آنلاین در اختیار سازمان‌ها و نهادهای نظارتی مانند گمرک، وزارت صمت و سازمان مالیاتی قرار می‌گیرد. با استفاده از کد یکتای انبار، می‌توانید به‌صورت قانونی کالاها را جابجا کنید.
12. آیا نرم افزارهای حسابداری و انبارداری می‌توانند به سامانه NWMS متصل شوند؟
بله، نرم افزارهای حسابداری و انبارداری بسیاری وجود دارند که قابلیت اتصال به سامانه NWMS را دارند. نرم افزارهایی مانند “آریا تدبیر” که ویژگی‌های یکپارچه‌سازی را ارائه می‌دهند، به‌راحتی اطلاعات موجودی، هزینه‌ها و تراکنش‌های انبار را با سامانه NWMS هماهنگ می‌کنند. این اتصال باعث بهبود دقت اطلاعات مالی و تسهیل فرآیندهای حسابرسی می‌شود.
13. آیا سامانه NWMS با دیگر سامانه‌ها مانند سامانه گمرک یا سامانه مالیات یکپارچه است؟
بله، سامانه NWMS به‌طور مستقیم با سامانه‌های گمرک و سامانه مالیاتی یکپارچه است. این یکپارچگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای واردات و صادرات کالاها را به‌راحتی انجام دهند و از نظر مالیاتی و گمرکی همگام با قوانین کشور عمل کنند. به‌ویژه در مواردی مانند ترخیص کالا از گمرک، استفاده از اطلاعات ثبت‌شده در سامانه NWMS اهمیت زیادی دارد.
نتیجه‌گیری:
در شرایط فعلی اقتصاد دیجیتال، شفافیت در زنجیره تأمین و رعایت الزامات قانونی تنها با استفاده از سامانه جامع انبارها (NWMS) و اتصال آن به مجموعه‌ای از نرم افزارهای مالی، خدمات پس از فروش، CRM و هوش تجاری امکان‌پذیر است. شرکت‌هایی که از راهکارهای جامع مانند نرم افزار یکپارچه آریا تدبیر استفاده می‌کنند، نه تنها در مدیریت انبار موفق‌تر هستند، بلکه با افزایش رضایت مشتری، تسهیل حسابرسی و کاهش هزینه‌ها، جایگاه رقابتی خود را در بازار ارتقا می‌دهند.